التشغيل يعيش في رأس شخص واحد
عندما يعرف المدير أو الأمين المالي كل التفاصيل وحده، يصبح التسليم أو المراجعة مرهقاً.
الكيان قد يبدأ باتفاق بسيط ورسائل قليلة، ثم تكبر العضوية والاستحقاقات والطلبات والقرارات. عندها لا تكفي الذاكرة ولا الملفات المتفرقة. تحتاج الثقة إلى نظام يوضح من المسؤول، أين المال، وما الذي تم اعتماده.
الكيانات المجتمعية تقوم على الثقة، لكن الثقة تضعف عندما لا يعرف الأعضاء أين القواعد، ومن يملك الصلاحية، وما الذي حدث عند كل طلب أو قرار.
عندما يعرف المدير أو الأمين المالي كل التفاصيل وحده، يصبح التسليم أو المراجعة مرهقاً.
الاتفاقات قد تكون واضحة وقتها، لكنها تصبح صعبة عند الرجوع إليها بعد أشهر.
المبلغ وحده لا يكفي. المهم أن يعرف الجميع لماذا دخل وأين يجوز استخدامه.
بهذه الأركان يبنى الكيان الذي يستمر وينمو.
عندما تتضح المشكلة، يصبح اختيار الحل أسهل: أعضاء، استحقاقات، محافظ، قرارات، صلاحيات، وسجل يدعم استمرار الكيان.